Jurusan Kearsipan: Mengapa Dokumen dan Informasi Punya Ilmu Kuliah Sendiri?

Setiap hari, kita berhadapan dengan berbagai dokumen dan informasi. Mulai dari ijazah, surat keputusan, laporan kegiatan, dokumen keuangan, hingga arsip digital yang tersimpan di komputer atau sistem organisasi.

Namun, pernahkah terpikir bagaimana dokumen-dokumen tersebut dikelola agar tidak hilang, mudah ditemukan kembali, tetap terjaga keasliannya, dan dapat digunakan ketika dibutuhkan?

Ternyata, pengelolaan dokumen dan arsip bukan sekadar pekerjaan menyimpan berkas ke dalam lemari atau folder komputer. Ada ilmu khusus yang mempelajari cara menciptakan, mengelola, menyimpan, memelihara, hingga menyediakan akses terhadap arsip. Bidang ilmu tersebut dikenal sebagai kearsipan.

Di perguruan tinggi, bidang ini bahkan tersedia sebagai program studi tersendiri, salah satunya melalui program Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di Universitas Gadjah Mada (UGM).

Lalu, apa saja yang dipelajari mahasiswa jurusan Kearsipan? Apakah pekerjaannya hanya berhubungan dengan dokumen lama dan tumpukan berkas? Berikut penjelasannya.

Apa Itu Jurusan Kearsipan?

Jurusan Kearsipan merupakan bidang pendidikan yang mempelajari pengelolaan arsip dan informasi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Arsip sendiri bukan hanya dokumen lama yang sudah tidak digunakan. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Artinya, dokumen yang dihasilkan dalam aktivitas sehari-hari suatu organisasi juga dapat menjadi arsip. Contohnya adalah surat masuk dan keluar, laporan keuangan, dokumen kepegawaian, notulen rapat, foto kegiatan, hingga rekaman digital.

Dalam perkuliahan, mahasiswa mempelajari bagaimana arsip dikelola berdasarkan fungsi, nilai guna, keamanan, dan kebutuhan informasi suatu organisasi.

Tujuannya bukan sekadar memastikan dokumen tersimpan dengan rapi, tetapi juga menjaga agar informasi di dalamnya tetap dapat ditemukan, diakses, dan dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan.

Mengapa Pengelolaan Arsip Membutuhkan Ilmu Khusus?

Bayangkan sebuah universitas yang setiap tahun menghasilkan ribuan dokumen, mulai dari data mahasiswa, transkrip nilai, surat keputusan, dokumen penelitian, hingga laporan administrasi.

Jika semua dokumen tersebut hanya disimpan tanpa sistem pengelolaan yang jelas, pencarian informasi dapat menjadi sulit. Dokumen juga berisiko rusak, hilang, tercampur, atau diakses oleh pihak yang tidak berwenang.

Di sinilah ilmu kearsipan dibutuhkan.

Pengelolaan arsip melibatkan beberapa proses yang saling berkaitan, seperti:

• Penciptaan arsip: mengelola dokumen yang dihasilkan dari aktivitas organisasi.
• Penggunaan dan pemeliharaan: memastikan arsip dapat digunakan dan kondisinya tetap terjaga.
• Penyimpanan dan penataan: mengelompokkan arsip berdasarkan sistem klasifikasi agar mudah ditemukan.
• Penyusutan arsip: menentukan tindak lanjut arsip sesuai jadwal retensi dan ketentuan yang berlaku.
• Preservasi arsip: melakukan upaya perlindungan dan pelestarian arsip agar informasi serta keasliannya tetap terjaga.

Proses tersebut membutuhkan pemahaman mengenai manajemen, teknologi informasi, hukum, administrasi, dan sistem pengelolaan informasi.

Jadi, kearsipan bukan hanya tentang menyimpan dokumen, tetapi juga memastikan informasi penting tetap tersedia dan dapat dimanfaatkan.

Apa Saja yang Dipelajari Selama Kuliah?

Mahasiswa Kearsipan mempelajari berbagai materi yang berkaitan dengan pengelolaan dokumen, informasi, dan teknologi.

Sebagai gambaran, Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi UGM mempersiapkan mahasiswa untuk menguasai pengelolaan arsip konvensional maupun digital, preservasi arsip, serta pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi dan pengetahuan.

Beberapa bidang pembelajaran yang berkaitan dengan jurusan ini antara lain:

a. Manajemen Arsip Dinamis

Mahasiswa mempelajari pengelolaan arsip yang masih digunakan dalam kegiatan organisasi. Contohnya adalah surat-menyurat, dokumen administrasi, laporan, dan berkas kepegawaian.

b. Manajemen Arsip Statis

Bidang ini membahas pengelolaan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan dan perlu dilestarikan. Arsip tersebut dapat menjadi sumber informasi sejarah, hukum, penelitian, maupun kepentingan lainnya.

c. Kearsipan Digital

Seiring perkembangan teknologi, pengelolaan arsip tidak lagi terbatas pada dokumen fisik. Mahasiswa juga mempelajari pengelolaan arsip elektronik, termasuk sistem penyimpanan, pengamanan, dan akses informasi digital.

d. Preservasi dan Konservasi Arsip

Materi ini berkaitan dengan upaya menjaga kondisi fisik maupun informasi dalam arsip agar tidak mudah rusak atau hilang. Bentuk penanganannya dapat berbeda antara arsip kertas, foto, rekaman, dan arsip digital.

e. Sistem Informasi Kearsipan

Mahasiswa mempelajari pemanfaatan teknologi untuk mendukung pengelolaan dan penelusuran arsip. Sistem ini membantu organisasi mengatur dokumen agar lebih terstruktur dan mudah ditemukan.

f. Hukum dan Pengamanan Informasi

Pengelolaan arsip juga berkaitan dengan aspek hukum, hak akses, keamanan informasi, dan tanggung jawab pengelola. Tidak semua arsip dapat diakses secara bebas karena sebagian mengandung informasi yang harus dilindungi.

Perlu diketahui bahwa susunan mata kuliah dan nama materi dapat berbeda di setiap perguruan tinggi. Daftar di atas merupakan gambaran bidang kompetensi yang dipelajari dalam pendidikan kearsipan.

Apa Bedanya Arsip Fisik dan Arsip Digital?

Salah satu hal menarik dalam jurusan Kearsipan adalah mahasiswa tidak hanya mempelajari dokumen berbentuk kertas, tetapi juga arsip yang dihasilkan melalui teknologi digital.

Keduanya memiliki karakteristik dan kebutuhan pengelolaan yang berbeda.

Keduanya tetap membutuhkan sistem pengelolaan yang baik.

Arsip digital memang lebih mudah disalin dan dikirimkan, tetapi bukan berarti otomatis aman. File tetap perlu dikelola agar keaslian, keutuhan, keamanan, dan keteraksesannya dapat dipertahankan.

Karena itu, mahasiswa Kearsipan perlu memahami perkembangan teknologi sekaligus prinsip dasar pengelolaan arsip.

Kampus Mana yang Memiliki Program Studi Kearsipan?

Di Indonesia, terdapat beberapa perguruan tinggi yang menawarkan pendidikan tinggi di bidang kearsipan. Nama program studi dan jenjang pendidikannya dapat berbeda-beda.

Berikut beberapa contoh yang dapat dipertimbangkan calon mahasiswa.

1. Universitas Gadjah Mada (UGM)

UGM memiliki Program Studi Sarjana Terapan Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi di Sekolah Vokasi.

Program ini mempersiapkan mahasiswa untuk menguasai pengelolaan arsip konvensional dan digital, preservasi arsip, serta pemanfaatan arsip sebagai sumber informasi dan pengetahuan.

Menurut informasi resmi UGM, kurikulumnya berbobot 148 SKS dengan komposisi 60% praktik.

Informasi program studi: https://ugm.ac.id/id/prodi/pengelolaan-arsip-dan-rekaman-informasi/

1. Universitas Terbuka (UT)

Universitas Terbuka juga menyelenggarakan Program Studi D-IV Kearsipan melalui sistem pendidikan tinggi terbuka dan jarak jauh.

Program ini dirancang untuk menghasilkan lulusan yang memiliki kompetensi dalam pengelolaan arsip dinamis dan statis serta penguasaan teknologi informasi dan komunikasi dalam bidang kearsipan.

Model pembelajaran jarak jauh dapat menjadi alternatif bagi calon mahasiswa yang membutuhkan fleksibilitas dalam mengikuti pendidikan tinggi.

Informasi program studi: https://www.ut.ac.id/

1. Universitas Airlangga (UNAIR)

UNAIR memiliki Program Studi D-IV Kearsipan dan Informasi Digital di Fakultas Vokasi.

Program ini berfokus pada pendidikan terapan di bidang kearsipan dan informasi digital dengan orientasi pada pemanfaatan teknologi informasi.

Informasi program studi: https://vokasi.unair.ac.id/d4-kearsipan-dan-informasi-digital/

Ketiga contoh tersebut menunjukkan bahwa pendidikan kearsipan dapat ditemukan dalam beberapa bentuk program dan pendekatan pembelajaran. Sebelum mendaftar, calon mahasiswa perlu memeriksa informasi penerimaan, kurikulum, akreditasi, dan ketentuan terbaru melalui laman resmi masing-masing kampus.

Bagaimana Prospek Kerja Lulusan Kearsipan?

Karena hampir semua organisasi menghasilkan arsip, kebutuhan terhadap tenaga yang mampu mengelola dokumen dan informasi juga terdapat di berbagai sektor.

Berdasarkan profil lulusan Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi UGM serta Program Studi D-IV Kearsipan Universitas Terbuka, beberapa peluang karier yang berkaitan dengan bidang ini antara lain:

1. Arsiparis: mengelola arsip sesuai prinsip, prosedur, dan ketentuan kearsipan.
2. Pengelola arsip: menangani penataan, penyimpanan, pemeliharaan, serta penelusuran arsip dalam suatu organisasi.
3. Document Controller: mengelola dokumen organisasi agar proses pencatatan, distribusi, revisi, dan penyimpanannya berjalan secara terstruktur.
4. Pengelola arsip digital: membantu pengelolaan dokumen elektronik dan sistem informasi kearsipan.
5. Pengelola pusat arsip: bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip yang disimpan dalam suatu unit atau pusat penyimpanan arsip.
6. Tenaga pengelola informasi dan dokumentasi: mendukung kegiatan pengelolaan serta penyediaan informasi sesuai ketentuan akses yang berlaku.

Lulusan dapat mempertimbangkan peluang di lembaga kearsipan, instansi pemerintah, perguruan tinggi, BUMN, perusahaan swasta, perbankan, dan berbagai organisasi lainnya.

Namun, perlu dipahami bahwa jabatan tertentu, khususnya jabatan fungsional Arsiparis, memiliki persyaratan kompetensi dan ketentuan kepegawaian tersendiri. Peluang kerja juga bergantung pada kualifikasi pendidikan dan kebutuhan masing-masing instansi.

Kesimpulan

Jurusan Kearsipan membuktikan bahwa dokumen dan informasi membutuhkan pengelolaan yang sistematis. Arsip bukan sekadar berkas yang disimpan setelah suatu kegiatan selesai, melainkan sumber informasi yang dapat memiliki nilai administratif, hukum, sejarah, keuangan, dan berbagai kepentingan lainnya.

Selama kuliah, mahasiswa mempelajari pengelolaan arsip fisik maupun digital, preservasi, sistem informasi kearsipan, hingga pengamanan informasi.

Ilmu tersebut dibutuhkan di berbagai sektor karena hampir setiap organisasi menghasilkan dokumen yang harus dikelola dengan baik.

Jadi, jika kamu tertarik pada administrasi, pengelolaan informasi, dokumentasi, dan perkembangan teknologi digital, jurusan Kearsipan bisa menjadi salah satu pilihan yang layak dipertimbangkan. Siapa tahu, bidang yang selama ini dianggap hanya berhubungan dengan tumpukan dokumen justru menjadi jalan untuk membangun karier di dunia pengelolaan informasi.

Referensi:

1. Pemerintah Republik Indonesia – Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan: https://peraturan.bpk.go.id/Details/38788/uu-no-43-tahun-2009
2. Universitas Gadjah Mada – Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi: https://ugm.ac.id/id/prodi/pengelolaan-arsip-dan-rekaman-informasi/
3. Sekolah Vokasi UGM – Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi: https://dbsmb.sv.ugm.ac.id/program-studi/pengelolaan-arsip-dan-rekaman-informasi/
4. Universitas Terbuka – Katalog Kurikulum D-IV Kearsipan 2025/2026: https://www.ut.ac.id/wp-content/uploads/2025/12/01-Katalog-Kurikulum-FEB-FHISIP-FKIP-Non-PGSD-Non-PGPAUD-dan-Non-PAI-FST-UT-2025-2026-10Desember2025.pdf
5. Universitas Airlangga – Program Studi D-IV Kearsipan dan Informasi Digital: https://vokasi.unair.ac.id/d4-kearsipan-dan-informasi-digital/

Penulis:
Nayla Fadhlillah
Editor:
Ramadhan Candra Wijayanti, S.Psi.